Abschnitt II
Zusatzbestimmung zum automatisierten Mahnverfahren
In Ergänzung zu den Bestimmungen nach Abschnitt I gilt Folgendes:
Für die im Rahmen der Bearbeitung des maschinellen Mahnverfahrens anfallenden Daten sowie das entsprechende Schriftgut sind die Aufbewahrungsbestimmungen wie folgt anzuwenden:
Die Aufbewahrungsfrist beginnt anstelle des in § 4 bezeichneten Zeitpunktes für die schriftlichen Belege mit dem Tage der Belegerfassungen, für die Daten mit dem Tag der letzten inhaltlichen Änderung.
Abschnitt I Nummer 12 ist für das automatisierte Mahnverfahren in folgender Fassung anzuwenden:
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2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
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| Nr. |
Registerzeichen |
Angelegenheit |
Aufbewahrungsfrist |
Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke |
Bemerkungen |
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| 12 |
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Automatisierte Mahnverfahren |
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a) |
Gesamtheit der ein Verfahren betreffenden elektronisch gespeicherten Daten oder eine vollständige Wiedergabe der Verfahrensdaten |
2 Jahre |
Maschinell erlassene Vollstreckungsbescheide |
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b) |
die Daten oder eine vollständige Wiedergabe des maschinell erlassenen Vollstreckungsbescheids und das Datum der Zustellung |
30 Jahre |
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c) |
Widersprüche und Klagbegründungen |
2 Jahre |
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d) |
Monierungsantworten und Anträge auf Neuzustellung eines Mahnbescheides, auf Neuzustellung eines Vollstreckungsbescheides |
3 Monate |
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e) |
sonstige Belege |
6 Monate |
- |
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f) |
für Fälle, die nicht maschinell weiterbearbeitet werden können (Nicht-EDV-Fälle), gelten die Bestimmungen des Abschnitts I entsprechend |
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g) |
Eingangs- und Ausgangsdateien im elektronischen Datenaustausch |
6 Monate |
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Die Frist beginnt am Ende des Monats, in dem die Dateien empfangen beziehungsweise abgesandt wurden. |
