§ 4

(1) Die Aufbewahrungsfristen für das in § 3 nicht genannte Schriftgut beginnen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem nach Beendigung des Verfahrens das Weglegen der Akten angeordnet worden ist. Für Personalakten beginnen sie mit deren Abschluss.

(2) Als Kalenderjahr der Weglegung gilt

1.

bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Kalenderjahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Kalenderjahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;

2.

bei Hinterlegungen das Kalenderjahr, in dem die Hinterlegung beendet worden oder der Anspruch auf Herausgabe erloschen ist;

3.

bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Nummer 225 des Abschnitts I der Anlage) das Kalenderjahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;

4.

bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Kalenderjahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;

5.

für Sammelakten oder Akten mit den Unterlagen über die Schöffenwahl, Schöffenauslosung und Schöffengeschäftsstelle (§ 1 Absatz 4 der Aktenordnung mit ergänzenden Vorschriften; Anweisungen für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften - AktO Amtliche Ausgabe der Behörde für Justiz und Gleichstellung vom 3. Januar 1977 in der ab dem 1. Januar 2011 geltenden Fassung, zuletzt geändert am 17. Dezember 2010 - HmbJVBl. 2011 S. 25) das Kalenderjahr des Ablaufs der jeweiligen Wahlperiode;

6.

für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt oder verfügt ist, das Kalenderjahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist oder die Angelegenheit ihre Erledigung gefunden hat;

7.

bei Aktenregistern mit den dazugehörigen Namensverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen das Kalenderjahr, in dem alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an das Staatsarchiv abgeliefert worden sind.

(3) Soweit sich aus dem Hamburgischen Beamtengesetz, auch in Verbindung mit anderen Vorschriften, die auf das Hamburgische Beamtengesetz Bezug nehmen, nichts anderes ergibt, sind Personalakten abgeschlossen,

1.

wenn die beziehungsweise der Beschäftigte

a)

aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Kalenderjahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze;

b)

im Falle der Weiterbeschäftigung über das Erreichen der gesetzlichen Altersgrenze hinaus gilt die Personalakte als abgeschlossen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet;

c)

im Falle des vorherigen Todes gilt die Personalakte als abgeschlossen mit dem Ablauf des Todesjahres;

2.

wenn die Notarin beziehungsweise der Notar, die Notarassessorin beziehungsweise der Notarassessor oder der Rechtsbeistand

a)

aus dem Amt oder dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Kalenderjahres der Vollendung des 70. Lebensjahres;

b)

im Falle der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet;

c)

im Falle des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres;

d)

im Falle einer Notariatsverwaltung - § 56 der Bundesnotarordnung (BNotO) vom 13. Februar 1937 (BGBl. III 303-1), zuletzt geändert am 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2255), in der jeweils geltenden Fassung - nach deren Abwicklung;

3.

wegen der Aufbewahrungsfristen für Akten und elektronische Akten über registrierte Personen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz wird auf § 7 Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069) in der jeweils geltenden Fassung verwiesen;

4.

wenn es sich um eine juristische Person oder eine Personenvereinigung handelt, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist;

5.

wenn der Referendar beziehungsweise die Referendarin aus dem Vorbereitungsdienst ausgeschieden ist beziehungsweise diesen beendet hat.

(4) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 Satz 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (zum Beispiel vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung. Entsprechendes gilt auch bei der automationsunterstützten Schriftgutverwaltung in Straf- und Bußgeldsachen.

(4a) Soweit eine Aufbewahrungsfrist von unter einem Jahr bestimmt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung ergangen ist.

(5) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts (bis zum 31. August 2009: gegebenenfalls Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts) gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit dem Kalenderjahr, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem das Kind - soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, das jüngste an der Angelegenheit beteiligte Kind - volljährig geworden ist, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher geendet hat.

(6) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (zum Beispiel durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.